So werden Sie zum Meeting-Experten

Welche Gedanken schießen Ihnen spontan durch den Kopf, wenn Sie das Wort Meeting hören? Ist es für Sie eher positiv oder negativ behaftet? Und wenn Sie an Ihre eigenen Meetings denken: Gehen Sie immer mit einem glasklaren Ergebnis heraus? Oder haben Sie schon öfter die Erfahrung gemacht, dass Ihr Treffen nicht die gewünschte Wirkung erzielt hat?

Heute möchte ich mit Ihnen einen Blick auf die typischen Meeting-Fehler werfen und Ihnen Impulse geben, wie Sie Ihr eigenes in der Wirkung steigern und zum Meeting-Experten avancieren.

Meeting-Kultur 1.0

Es ist Montagmorgen, 8:00 Uhr. Max Meier, 37 Jahre, Wirtschaftsingenieur in einem mittelständischen Unternehmen, fährt seinen Rechner hoch. Als er gerade entspannt die Tasse Kaffee an seinen Mund ansetzen will, blinkt deutlich sichtbar ein Termin in Outlook auf: „08:30 Uhr Meeting; Ort: Konferenzraum; Teilnehmer: 4; Dauer: 60 Minuten; Thema: „Optimierung der Kommunikation zwischen den Abteilungen Einkauf und Produktion“.

Herr Meier selbst hat zu diesem Meeting eingeladen. Er wird es führen. Vorbereitung – Fehlanzeige. Wie so oft kritzelt er schnell „zwischen Tür und Angel“ einige Notizen zur Vorbereitung auf ein Blatt. „Das muss für einen Montagmorgen reichen“, denkt er. Schließlich hat er es schon immer so gemacht.

Ablauf des Meetings

08:30 Uhr. Das Meeting beginnt. Die ersten 5 Minuten vergehen mit Smalltalk – heute über die Bundesliga-Ergebnisse. Anschließend begrüßt Max Meier offiziell die Teilnehmer. Kurz schildert er die Ausgangssituation und erklärt die momentane Problematik zwischen den Abteilungen. Noch während der Wirtschaftsingenieur bei seinen Ausführungen ist, schneidet Claus ihm das Wort ab. „Max, ich muss diesbezüglich noch etwas hinzufügen, was mir sehr wichtig ist!“ Max weiß genau, was die Gruppe jetzt erwartet. Claus ist ein Detailtyp. Er holt gerne aus und beschreibt Fakten bis ins kleinste Detail. Genau so kommt es auch. Schnell schalten die übrigen Teilnehmer gedanklich ab. Kurze Zeit später hat ein weiterer Teilnehmer Rückfragen zur Aussage von Claus. Ein Einwand folgt dem anderen. Fragen um Fragen. Immer wieder werden Aussagen durch ein „ja, aber“ widerlegt. Der Meeting-Führende hat große Schwierigkeiten, die Emotionen der Teilnehmer zu steuern. Aus seinen einleitenden Worten wird schnell eine Dauerdiskussion. Schon bald ist die Stunde vorüber. Wieder kein Ergebnis. Wieder verlassen die Teilnehmer stillschweigend und unzufrieden den Konferenzraum.

Die TOP 11 Meeting-Fehler

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Viele Gesprächsleiter begehen immer wieder dieselben Meeting-Fehler. Die häufigsten sind:

1. Keine Vorbereitung auf das Meeting
2. Keine klare Zielsetzung
3. Keine vorgefertigte Agenda
4. Einladung und Teilnahme nicht relevanter Teilnehmer
5. Der Meeting-Führende gibt sich nicht die Berechtigung, eingreifen zu dürfen
6. Meetings enden „im Nirwana“
7. Zwischenfragen oder Einwände stören den Ablauf
8. Teilnehmer sind nicht aufmerksam
9. Der Gesprächsleiter lässt das Abschweifen in andere Themen zu
10. Kein klares Ergebnis / Keine Verbindlichkeiten / keine Verantwortlichkeiten / keine Kontrolle
11. Kein nachträgliches Protokoll

Meeting-Kultur 2.0 – so werden Sie zum Experten

Wie werden Sie nun zum Meeting-Profi? Wie gehen Sie am besten vor?

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, stellen Sie sicher, dass übliche Fehlerquellen schon im Keim ersticken. Und die Wirkung Ihres Meetings steigt.

1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor!

Klingt selbstverständlich – ist es aber für viele nicht. Blocken Sie sich Zeit, um die Besprechung präzise vorzubereiten. Ihre Vorbereitung hat maßgeblichen Einfluss auf den Ausgang Ihres Meetings. Dazu gehört auch, die anderen Teilnehmer gezielt aufzufordern, dies ebenfalls zu tun. Was genau können Sie von Ihren Kollegen einfordern, um die Wirkung des Treffens zu erhöhen? Sie könnten beispielsweise konkrete Zahlen erstellen oder gezielt Ideen im Vorfeld aufbereiten lassen. Was aber tun, wenn Teilnehmer wiederholt – trotz Aufforderung – nicht vorbereitet zum Meeting erscheinen? Lassen Sie einfach alle Teilnehmer kommen, um anschließend das Meeting ausfallen zu lassen. Spätestens beim nächsten Treffen wird das Engagement Ihrer Kollegen steigen.

2. Formulieren Sie ein präzises Ziel!

Stellen Sie sich die Frage, was genau Sie am Ende des Meetings erreichen wollen und kommunizieren Sie dieses Ziel Ihren Mitarbeitern! Sie werden das Treffen dadurch in die richtige Richtung lenken.

3. Fertigen Sie eine Agenda an!

Kein Meeting ohne Agenda. Geben Sie den Teilnehmern Orientierung. Sorgen Sie dafür, dass sich jeder vorbereiten kann. Das hat maßgeblichen Einfluss auf die Qualität des Meetings. Folgende Punkte sind für eine Agenda besonders wichtig:

• Ziel
• Vorgehen / Zeit
• Rahmenbedingungen

4. Laden Sie die richtigen Meeting-Teilnehmer ein!

In der Unternehmenspraxis kommt es immer wieder vor, dass sich Teilnehmer darüber beschweren, dass sie eigentlich gar nicht in diesem Meeting sein müssten. Beachten Sie den Grundsatz: So viele Teilnehmer wie nötig – so wenig wie möglich.

5. Geben Sie sich selber die Berechtigung!

Wie im Eingangsbeispiel gezeigt, ist es nicht immer einfach, die Emotionen und Einwände von Teilnehmern zu steuern. Meetings enden schnell im „Nirwana“.  Sagen Sie „ja!“ zu sich selber und geben Sie sich die Berechtigung, das Meeting zielorientiert zu lenken und zeitraubende Endlosdiskussionen zu unterbinden.

6. Sorgen Sie für Orientierung hinsichtlich Zeit und Rückfragen – und zwar VOR dem Meeting!

Kommunizieren Sie zu Beginn glasklar, wieviel Zeit zur Verfügung steht. Richten Sie sich hier nach Ihrer vorher angefertigten Agenda. Zudem klären Sie eindeutig vor dem Meeting, wie mit Einwänden und Rückfragen umgegangen werden soll. Dazu gehört beispielsweise die Aufforderung, sich aufkommende Fragen zu notieren, die zu einem späteren, explizit festgesetzten Zeitpunkt gestellt werden können. Legen Sie schon in der Agenda fest, wieviel Redezeit die Teilnehmer haben.

7. Sorgen Sie für eine hohe Aufnahmebereitschaft!

Sprechen Sie Störquellen gezielt an. Dazu gehören klingelnde Handys, Unruhe im Raum oder auch geistig abwesende Teilnehmer. Diese können Sie direkt durch Fragen zurückholen. „Was denken Sie über den zuletzt angesprochenen Punkt?“ Versuchen Sie, auf überlange Power-Point-Präsentationen zu verzichten. Entwickeln Sie stattdessen Ihre Strategien am Flipchart und beziehen Sie das Team gezielt durch Fragen mit ein. Denn für das Erreichen eines Ergebnisses ist es natürlich wichtig, dass möglichst alle Teilnehmer präsent sind und auch mitdenken.

8. Holen Sie Teilnehmer wieder zurück!

Sobald Sie merken, dass ein Teilnehmer im Zuge seiner Argumentation abschweift, sich in Nebensächlichkeiten verfängt oder ins Detail abrutscht, weisen Sie ihn freundlich aber bestimmend darauf hin. Begründen Sie es mit der begrenzten Zeit und der klaren Zielvorgabe. Der Teilnehmer wird Sie verstehen.

9. Sorgen Sie für ein klares Ergebnis!

Blocken Sie sich zum Ende des Meetings Zeit, um fokussiert über ein Ergebnis zu sprechen. Dabei spielt keine Rolle, wie weit Sie sind. Ein Ergebnis ist besser als kein Ergebnis. Sobald Sie eins haben, nennen Sie klare Verantwortlichkeiten und hinterlegen Sie diese mit präzisen verbindlichen Daten. Abrunden können Sie dieses ergebnisorientierte Vorgehen, indem Sie bewusst Kontrollinstanzen vorgeben.

Wichtig hierbei: WER hat WAS bis WANN zu tun. Und WER kontrolliert?

10. Lassen Sie ein Protokoll schreiben!

Gerade bei umfangreicheren Meetings ist es von Vorteil, die Kernaussagen schriftlich festzuhalten. So haben die Teilenehmer die Möglichkeit, die Quintessenz nachzulesen. Legen Sie vor dem Meeting einen Protokollanten fest.

Meeting 2.0 – Kann das jeder?

Ich sage ganz klar: Nein, nicht jeder! Nur diejenigen, die wirklich wollen. Ein Meeting plötzlich anders abzuhalten, erfordert Mut. Und mutig zu sein, ist nicht einfach. Es bedeutet womöglich auch, Gegenwind der anderen Teilnehmer zu bekommen. Nicht alle Kollegen werden Ihnen anerkennend auf die Schulter klopfen, wenn das sonst so geliebte, altbewährte und wirkungslose Meeting-Vorgehen kritisch hinterfragt und neu gelebt wird. Schließlich wirft es gleichsam ein kritisches Licht auf die bisherige Meeting-Kultur. Das gefällt nicht jedem.

Häufige Einwände sind: „Wie soll ich denn zwischen meinen anderen Alltagsaufgaben auch noch ein Meeting langfristig und detailliert vorbereiten. Das schaffe ich gar nicht!“ Auch Max Meier aus der Eingangsgeschichte hielt es nicht für nötig, sein Meeting vorzubereiten. Der Ausgang war jedoch für keine Seite zufriedenstellend. Kein klares Ergebnis sowie fehlende, festgelegte Verantwortlichkeiten lassen eine Behebung des Problems in weite Ferne rücken. Ein weiteres Meeting wäre nötig, um das Thema erneut anzugehen und eine Lösung zu finden. Und das kostet Sie und Ihre Mitarbeiter wieder wertvolle (Arbeits-)Zeit. Deshalb bin ich der Auffassung: Eine detaillierte, professionelle Vorbereitung raubt Ihnen keine Zeit – sondern schenkt Ihnen vielmehr welche.

Führen heißt Vorleben – auch beim Meeting

Natürlich können Sie nichts dafür, wie Ihre Kollegen ihre Besprechungen halten. Was Sie aber beeinflussen können, ist, wie Sie Ihr Meeting gestalten. Sobald Ihr Vorgehen an Wirkung gewinnt, werden Sie auch Ihre Kollegen oder Mitarbeiter beeinflussen. Aus diesem Grund lade ich Sie dazu ein, alte Gewohnheiten zu hinterfragen und neue Dinge auszuprobieren. Auf Ihrem persönlichen Weg zum „Meeting-Experten“ wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

Bildquelle: © Robert Kneschke Fotolia.com#120705093