In einem Seminar vor ein paar Wochen fragte uns ein Teilnehmer, welches das am meisten unterschätzte Werkzeug von Leading Simple© sei. Diese Frage überraschte mich. Kein Teilnehmer hatte mich das bisher je gefragt. Nach kurzer Überlegung war mir aber schnell klar: Systeme schaffen. Die Frage nach dem Warum beantworteten wir folgendermaßen:
Wir erleben bei unseren Seminaren wahnsinnig viele Führungskräfte, die sich in direkter Führung weiterentwickeln wollen. Damit ist zum Beispiel Führen durch Fragen und Menschen gezielt fördern gemeint. Diese Herangehensweise ist gut und richtig. Dennoch beinhaltet die direkte Führung auch jeweils den Eins-zu-eins-Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Das kostet viel Zeit und Energie.
Dagegen erleben wir in Seminaren kaum Führungskräfte, die mit der Erwartungshaltung ins Seminar kommen, in indirekter Führung zuzulegen. Doch was ist damit eigentlich gemeint? Wir möchten Ihnen den Unterschied zwischen direkter und indirekter Führung anhand einer Metapher erklären:
Wassereimer tragen – direkte Führung
Stellen Sie sich vor: Ihr Job ist es, Wasser von einer Quelle ins drei Kilometer entfernte Dorf zu transportieren. Da Sie nur zwei Hände haben, ist Ihre Transportkapazität auf zwei Eimer begrenzt. Dessen Größe hängt von Ihren physischen Fähigkeiten ab, wie viel Wasser Sie tragen können. Es wird aber so sein, dass Sie pro Arbeitstag mehrmals (direkt) laufen müssen, um den Wasservorrat für alle Dorfbewohner sicherzustellen.
Bei der direkten Führung besteht also eine starke Korrelation zwischen Ihrem Einsatz / Engagement und der konkreten Wirkung – und schlussendlichen dem Ergebnis. Wie würde bei diesem Beispiel indirekte Führung aussehen? Wie kann das Ergebnis – Wasserversorgung des Dorfes – personenunabhängig und ohne direkten menschlichen Einsatz sichergestellt werden?
Pipeline bauen – indirekte Führung
Richtig, durch das Bauen einer Pipeline von der Quelle bis zum Dorf. Die Pipeline garantiert eine kontinuierliche (indirekte) Wasserversorgung. Ohne dass Sie oder Ihre Kollegen direkt laufen müssen.
Bei dem Beispiel vom Wassereimer zur Pipeline stimmen mir immer viele Menschen zu. Das sei eine wirklich kluge Vorgehensweise und logische Konsequenz der Weiterentwicklung. Übertragen auf den Alltag der meisten Führungskräfte sieht das leider anders aus. Wirkungsvolle Systeme, die Führung im Alltag erleichtern? Fehlanzeige.
Beim Erörtern der Ursachen kommt meistens derselbe Einwand: keine Zeit. Wir gehen einen Schritt weiter. Keine Zeit heißt: Ist mir nicht wichtig. Natürlich braucht es für die Implementierung von indirekten Systemen zur Mitarbeiterführung im ersten Schritt Zeit. Doch diese erste Investition zahlt sich schon nach wenigen Monaten sehr schnell aus. Im Folgenden sehen Sie einige (mögliche) Beispiele:
Beispielsysteme für Mitarbeiterführung
- Systematisierte Mitarbeiterentwicklungsgespräche
- Führungsleitfaden
- Ergebnisorientierte Aufgabenbeschreibung
- Kontrollsysteme
- Organisations- und Ablagesysteme
- Kritikgespräche
- Umleitungsgespräche
Schauen Sie sich die Gastronomie an: Hier gewinnt das Thema „Systeme schaffen“ immer mehr an Bedeutung. Begonnen hat alles mit den amerikanischen Fast-Food-Ketten wie McDonalds oder Burger King. Egal, in welcher Stadt: Die Ergebnisse beziehungsweise der Geschmack der Burger sind überall (fast) identisch. Die Zubereitung und das Belegen folgen einem genauen und systematisierten Ablauf. Die Systemgastronomie entwickelt sich dabei rasant und hat das Konzept von Systemen auch auf andere Essensrichtungen übertragen wie der Restaurantkette Vapiano. Bei Vapiano werden italienische Gerichte nach einem genau systematisierten Ablaufplan erstellt. Dieser stellt sicher, dass die Spaghetti Bolognese in Stuttgart genauso schmecken wie in Aachen.
Ablauf Systeme erstellen
Die Systemerstellung ist im Allgemeinen gar nicht so kompliziert, wie vielfach vermutet wird. Sie vollzieht sich in fünf Schritten:
- Identifikation des Bereiches für ein neues System
- Brainstorming für die beste Lösung
- Testen und Ausprobieren (und Feedback einholen)
- Standard entwickeln
- Standard systematisieren
Im ersten Schritt geht es darum, Bereiche in der Führungsarbeit zu identifizieren, in denen ein neues System Sinn macht (wie Systematisierung von Mitarbeitergesprächen). Ist dieser Bereich gefunden, geht es im zweiten Schritt darum, mittels Brainstorming verschiedene Lösungen (eine Pipeline) zu finden. Diese Lösung wird im dritten Schritt getestet und ausprobiert – dieser Schritt ist entscheidend, da sich daraus der ideale Ablauf beziehungswiese die ideale Vorgehensweise entwickelt.
Gerade im dritten Schritt ist es wichtig, auch Feedback von Dritten einzuholen. Ist die ideale Vorgehensweise gefunden, wird im vierten Schritt aus der besten Lösung ein Standard entwickelt. Dieser Standard (beste Vorgehensweise) kann nun auch in anderen Bereichen (wie Nachbarabteilung, andere Führungsebenen) ausgerollt und systematisiert werden.
Uns ist bewusst, dass das Implementieren von Systemen im ersten Schritt (um die Pipeline zu bauen) kurzfristig mehr Zeit benötigt als die direkte Lösung. Betrachtet man das Ganze aber aus einer langfristigen Perspektive, ist es essenziell, in der Führungsarbeit notwendige Systeme zu etablieren. Das erleichtert die Führungsarbeit enorm. Entwicklungsfragen können Ihnen helfen, mögliche Führungssysteme zu erkennen und umzusetzen.
Mögliche Entwicklungsfragen
- Welche Aufgaben, die Sie bisher noch selber machen, könnte Ihnen ein passendes System abnehmen?
- In welchen (Ihrer Führungsbereiche) macht es Sinn, neue Systeme zu implementieren? Wie könnten diese im ersten Schritt aussehen?
- Welche (gut funktionierenden) Systeme haben Sie aktuell, die Ihnen die Führung erleichtert? Wie lassen sich diese kontinuierlich weiterentwickeln und ausbauen?
Darum sind Sie nicht wirklich glücklich.
Warum Erfolg und Erfüllung nichts miteinander zu tun haben.
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