Aufnahmebereitschaft in Teams – Teil 2

Dieser Beitrag ist Teil 2 der Reihe „Aufnahmebereitschaft in Teams“. Wenn Sie etwas umsetzen möchten, empfehlen wir Ihnen dringend, zuvor Teil 1 zu lesen.

In der Kommunikation geht es, wie in Teil 1 beschrieben, immer darum, eine Verbindung, eine Brücke zum anderen aufzubauen. Der Inhalt des Gesprächs, die Art der Kommunikation, der Zeitpunkt sowie die Berechtigung, die sich Gesprächspartner gegenseitig geben, ist dafür ausschlaggebend, ob die Brücke mitsamt Inhalt überquert werden kann – oder eben nicht.

Kennen Sie das: Sie führen eine Besprechung, es kommen Einwände, Zweifel und ähnliches zum Tragen. Die Teilnehmer nehmen Ihre Rückmeldungen nicht wirklich an, weil sie sich nichts sagen lassen? Dann hatten Sie keine Berechtigung und keine Aufnahmebereitschaft in der Kommunikation.

Hören die Leute dagegen zu und lassen sich führen, haben Sie zwar die Berechtigung. Wird im Anschluss an das Meeting allerdings nichts umgesetzt, hatten Sie dennoch keine Aufnahmebereitschaft.

Systematik für Meetings

In diesem Beitrag lernen Sie eine Systematik kennen, mit der in Ihren Besprechungen ab sofort mehr Aufnahmebereitschaft entsteht – und das zu einem Thema Ihrer Wahl. Denn der größte Fehler beim Kommunizieren in Meetings ist, unmittelbar mit dem Inhalt, dem Was, loszulegen. In der Praxis sieht das so aus: Sie begrüßen die Leute, verweisen auf die Agenda und beginnen mit Punkt 1 der Tagesordnung. Aus diesem Grund starten wir in der Systematik ab sofort mit folgendem:

Schritt 1 – Brücke erklären

Sie erklären die Brücke der Aufnahmebereitschaft aus Teil 1 – vereinfacht und in Ihren Worten. Hierzu können Sie auch eine Zeichnung auf ein Flipchart oder ein Blatt Papier zeichnen. Bei „Was“ erklären Sie Ihr übergeordnetes Ziel. Was Sie mit der Besprechung erreichen möchten. Dabei ist nicht entscheidend, dass Sie jedes kleinste Detail perfekt wiedergeben können. Wichtig ist, dass Sie zum Team eine Verbindung aufbauen, um das übergeordnete Ziel des Meetings umzusetzen. Indem Sie so gewohnte Muster unterbrechen, müssen die Teilnehmer ihre Komfortzone und den Meeting-Alltag verlassen. Jetzt wird es Zeit für den nächsten Schritt.

Schritt 2 – Fragen stellen

Hören Sie ab sofort auf, Teams zu viele Vorgaben zu geben. Besser: Stellen Sie vermehrt Fragen, um die Leute selbst nachdenken zu lassen und geben vereinzelt Rückmeldungen. Veränderungen lehnen Menschen vor allem aus drei Gründen ab:

• Der Sinn erschließt sich ihnen nicht.
• Es sind Ängste vorhanden und / oder
• sie sind nicht in den Prozess miteinbezogen und können sich somit nicht beteiligen.

Beispiel: „Wir sind auf der einen Seite. Da drüben ist unser Ziel, dazwischen die Brücke. Was denkt ihr, sind die größten Herausforderungen, wenn wir die Brücke überqueren möchten? Was muss dafür passieren?“

Hier sollte das Ergebnis sein, dass alle Bedenken, Ängste, Zweifel, aber auch Hoffnungen und Wünsche dargelegt werden. Wenn die Gruppe sich allein darüber austauscht, haben Sie schon fast gewonnen. Stellen Sie weitere Fragen, bis Sie den Eindruck haben, es ist nichts mehr im Raum, was angesprochen werden sollte.

Schritt 3 – Regeln vereinbaren

Jetzt braucht es Regeln über das Wie, also die Umsetzung des übergeordneten Ziels. Sie lassen die Gruppe für folgende Situationen vereinbaren …

• was jeder einzelne als nächsten Schritt unternimmt, um das Ziel zu erreichen. Das sollten Sie notieren lassen, um am Schluss der Gruppe und jedem Einzelnen zu spiegeln, was genau vereinbart wurde. Ideen für Fragen finden Sie beim Thema Umleiten.
• wie die Gruppe damit umgehen möchte, wenn jemand sich nicht an die vereinbarten nächsten Schritte hält.

Schritt 4 – Überprüfen

Abschließend prüfen Sie per Fragen (siehe Umleiten), ob allen Teilnehmern für ihren individuellen nächsten Schritt folgende Punkte klar sind:

• Ziele und Zwischenziele: Was ist dein nächster Schritt? Wie klar siehst du das Ziel vor Augen?
• Selbstvertrauen zum Ziel: Glaubst du, dass du es umsetzen wirst?
• Wissen: Hast du alles an notwendigem Wissen, das du für die Umsetzung brauchst?
• Erfahrung: Verfügst du über die Erfahrung, das Ziel zu erreichen?

So haben Sie dafür gesorgt, dass die Gruppe aufnahmebereit für Ihr Ziel ist. Sie haben geklärt, wie Sie in der Gruppe dafür sorgen, das Ziel auch zu erreichen. Jedes Mitglied weiß, was zu tun ist.

Schritt 5 – Commitment abfragen

Nun geht es geht darum, die Umsetzung zu sichern und die Gruppe sich selbst noch einmal zur Umsetzung verpflichten zu lassen. Stellen Sie folgende Fragen in dieser Reihenfolge und warten Sie, bis jeder sich zu einer Frage mit „Ja“ oder „Nein“ bekannt hat, bevor Sie zur nächsten kommen.

1. Klarheit: Kennen und verstehen alle die Ziele?
2. Verpflichtung: Stehen alle hinter den Zielen?
3. Aktion: Wissen alle, was als nächstes zu tun ist?
4. Befähigung: Können alle an den Zielen arbeiten?
5. Synergien: Arbeiten alle zusammen an der Erreichung der Ziele?
6. Verantwortung: Halten sich alle gegenseitig dafür verantwortlich?

Hinweis: Interpretieren Sie ein „Nein“ bei einer Frage nicht als Widerstand, sondern fragen Sie nach den Bedürfnissen dahinter. Es geht darum, zu klären, was derjenige braucht, um sich commiten zu können. Sind Sie bis hierhin gekommen, kann es trotzdem sein, dass die Umsetzung im Sande verläuft.

Deshalb ist der nächste Schritt folgender:

Schritt 6 – nachhaken und dranbleiben

Es gibt fast nichts, was Ihre Glaubwürdigkeit bei einem Vorhaben mehr torpediert, als wenn Sie etwas vereinbaren und dann nicht an der Umsetzung dranbleiben. Besprechen Sie also als letzten Punkt, wann Sie sich in dieser Form wieder zusammensetzen und über die Umsetzung sprechen. Sehen Sie das Ganze als Prozess: Mit einem Meeting ändern Sie, provokant gesprochen, noch gar nichts. Sie brauchen immer einen Prozess, mit dem Sie an Themen dranbleiben, damit sich in der Praxis nachhaltig etwas verändert.

Mit dieser Systematik lassen sich übergeordnete Ziele leichter erreichen. Sie unterstützt Sie dabei, dass Ihre Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen und sich im Meeting mehr einklinken – mit dem Ziel, dass Sie selbst weniger direkt führen müssen.

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