Informationsgröße: Wie Sie durch die Unterscheidung „Überblick – Detail“ andere Menschen besser verstehen und erreichen

In diesem Beitrag handelt es sich um Inhalte aus unserem Intensiv-Seminar „Kraft der Sprache –Informationsverarbeitung“.

Kennen Sie Menschen, die auf simple Fragen unendlich ausschweifend antworten? Die immer jedes kleinste Detail aufzählen, obwohl ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ gereicht hätte? Oder haben Sie schon erlebt, dass Sie jemandem jede Einzelheit aus der Nase ziehen müssen? Der Ihnen mit seinen kurzen Antworten das Gefühl gibt, wichtige Informationen wegzulassen und fast schon desinteressiert wirkt? In welchem Szenario finden Sie sich eher wieder? Und was bringt Sie öfter auf die Palme?

Missverständnisse als Bremsklotz in der Führung

Kommunikative Konflikte sind ein lästiger, oft widerkehrender Bremsklotz in der Führung. Sie kennen es sicher: Menschen sitzen zusammen, besprechen etwas, nicken, gehen raus und machen anschließend etwas völlig anderes. Oft werden die Unterschiede zwischen Menschen als Problem identifiziert. Doch es sind nicht die Unterschiede an sich. Vielmehr ist es der unprofessionelle Umgang mit ihnen, der für die täglichen Herausforderungen in der Kommunikation verantwortlich ist. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen eine weitere Unterscheidung (siehe auch: Verbindungsmuster) sowie einen wirkungsvollen Umgang damit anbieten. Sie möchten Ihren Blick auf sich selbst und andere weiterentwickeln? Dann mal los …

Individueller Filter: Informationsgröße – Überblick versus Detail

Wir Menschen unterscheiden uns in unserer individuellen Aufnahme und Darstellung von Informationen in zwei grundsätzlichen Ausprägungen eines Sprachmusters. Stellen Sie sich dazu folgendes Bild vor:

Der Pilot eines Flugzeuges fliegt in 10.000 Metern Höhe über eine Landschaft und schaut nach unten. Was sieht er? Vielleicht Dörfer, Wälder, Straßen… Aus seiner Sicht fällt es leicht, die Lage der einzelnen Objekte zueinander zu bestimmen. Er sieht sprichwörtlich das „Große Ganze“ und kann leichter Zusammenhänge erkennen. Würden Sie ihn nun allerdings nach den einzelnen Kennzeichen der Autos auf den Straßen fragen, wäre er hoffnungslos verloren. Er könnte mit der Information auch nichts anfangen, weil sie für seinen Blick nicht relevant ist.

Der Pilot eines Hubschraubers dagegen fliegt dicht über dem Boden. Was wird er wahrnehmen, wenn er auf eines der Dörfer schaut? Je nach Höhe kann er erkennen, wie viele Menschen in den Straßen unterwegs sind. Er kann Grünanlagen, Fahrzeuge und Straßenschilder unterscheiden. Über die Straßen, die zu anderen Dörfern führen, oder die Lage einzelner Dörfer zueinander, kann er Ihnen nichts sagen.

Stellen Sie nun beiden die gleiche Frage: „Was siehst Du?“, wird der Flugzeugpilot kurz und knapp schildern, wie die Lage ist. Der Hubschrauberpilot dagegen fängt an, aufzuzählen, was er alles sieht. Kommt Ihnen das bekannt vor? Der eine nimmt eher aus dem Überblick wahr, reduziert auf das Wesentliche. Dem anderen fällt jedes Detail auf. Er lässt nichts aus und vergisst nur selten wichtige Informationen.

Wer von beiden hat nun recht?

Angenommen, Sie sitzen beim Arzt und fragen: „Welche Konsequenzen wird die Behandlung mit sich bringen?“ Wie würde es Ihnen gehen, wenn er wie folgt antworten würde: „Ach ja, da gibt es ein paar“? Und wie wäre es, wenn Sie einen Kollegen beiläufig fragen: „Und, wie läuft es bei dir?“ und er Ihnen seine halbe Lebensgeschichte erzählt?

Es gibt in der Praxis kein besser oder schlechter. Es geht eher darum, individuell nach Kontext zu entscheiden, welche Kommunikation wirkungsvoller ist. Was passiert, wenn diese Passung nicht professionell geführt wird, sehen Sie am Klassiker in vielen Organisationen: Konflikte zwischen Projektleitern und Mitarbeitern.

Warum Projektleiter und Mitarbeiter oft aneinandergeraten

Die Funktion des Projektleiters besteht vor allem darin, das Vorankommen des Projektes zu sichern. Er muss sich auf die Zusammenhänge konzentrieren und den Überblick behalten, wer für welchen Teil der Arbeit verantwortlich ist. Betreut er mehrere Projekte, muss er in der Lage sein, hin- und herzuspringen, je nachdem, mit wem er gerade spricht. Dabei fokussiert er, wenn er beide Pole wirkungsvoll führen kann, stets vom Überblick aus kurzzeitig ins Detail (Was ist der nächste Schritt, um in diesem Projekt weiterzukommen?), um dann wieder in den Überblick zu wechseln (Und was bedeutet das für die anderen Projekte?).

Was er sich von seinen Projektmitarbeitern wünscht, ist oft, dass diese sich ihm gegenüber kurzfassen und auf den Punkt kommen. Das spart ihm Zeit und unterstützt die Effektivität. Was passiert allerdings in der Realität oft? Sowohl Leiter als auch Mitarbeiter verlieren sich unnötig im Detail, es kommt zu Verzögerungen.

Missverständnisse in Meetings…

Am besten können Sie dies in Meetings beobachten: Wie oft kommt es vor, dass sich in einem Meeting die Teilnehmer heillos im Detail verlieren und dabei die Aufmerksamkeit der gesamten Gruppe verschwindet? Hier liegt einer der Hauptgründe, warum Meetings so einen schlechten Ruf haben. Trifft der Leiter aus dem Überblick eine Entscheidung, ist ihm oft nicht bewusst, was das in der Umsetzung für Konsequenzen hat. Der Mitarbeiter des Projektes, der eher eine Detailorientierung hat, wird innerlich alle Alarmglocken anschmeißen: „Weiß der überhaupt, was das für ein Aufwand ist?!“

… und im Privatleben

Doch nicht nur im beruflichen Kontext kann dieses Sprachmuster ein Stolperstein sein. In der Regel sorgt es vor allem in der Partnerschaft für Konfliktpotential. Da jeder Mensch beide Seiten in sich trägt und diese sich je nach Kontext unterschiedlich stark ausgeprägt zeigen, ist hier oft eine gegensätzliche Verteilung zu finden.

Der Klassiker ist der Mann, der nicht bemerkt, welches Detail der Inneneinrichtung seine Frau verändert hat. Es vergehen Tage, oft Wochen, bis es ihm auffällt. Die Ursache ist jedoch nicht Desinteresse, sondern sein Wahrnehmungsmuster im Kontext „Zuhause“. Verändert er dagegen zufällig ein kleines Detail, erkennt seine Partnerin es sehr schnell (Sofern Sie eine starke Detailorientierung im Kontext „Zuhause“ aufweist). Die sonst geltende Unschuldsvermutung ist hier für gewöhnlich zügig außer Kraft gesetzt, die Konflikte nehmen ihren Lauf.

Interessant ist auch, wie sich dieses Programm auf die Beziehung zwischen Eltern und Kind auswirkt. Wenn die Eltern beide müde nach einem langen Tag nach Hause kommen und ihr Kind ihnen begeistert erzählt, was es alles erlebt hat, führt das oft zu Überlastung. Die Eltern schalten ab. Das Kind spürt bewusst oder unbewusst, dass es nicht gehört wird. Eine mögliche Lösung, bei der alle Beteiligten gewinnen: den Punkt ansprechen und eine Regel vereinbaren. Das Kind könnte in Zukunft fragen: „Mama, Papa, kann ich euch kurz erzählen, was ich heute erlebt habe?“

Es gibt viele Menschen, die beim Telefonat mit bestimmten Personen genau wissen, wann der andere einen langen Monolog startet. Manche drücken dann sogar die „Mute-Taste“ und widmen sich anderen Aktivitäten. Was hier lustig scheinen mag, betrifft jeden von uns. Wann betätigen Sie bildlich gesprochen Ihre „Mute-Taste“?

Wie Sie die beiden Pole bedienen können:

Detail:

• Liefern Sie detaillierte Argumente, lassen Sie nichts aus
• Vermeiden Sie Sprünge im Inhalt
• Gehen Sie Schritt für Schritt vor (bspw. Anleitungen)
• Liefern Sie kleine Informationseinheiten (Tages- statt Jahresplan)
• Sprechen Sie in Sequenzen
• Fragen Sie: „Was genau möchten Sie mir mitteilen?“

Überblick:

• Rutschen Sie nicht übermäßig ins Detail ab
• Wenn möglich, kommen Sie auf den Punkt und liefern Zusammenfassungen ab
• Nutzen Sie einfache Sätze, ohne viele verschachtelte Nebensätze oder Modifikatoren
• Falls Sie notwendige Details kommunizieren müssen, fragen Sie vorher nach der Aufnahmebereitschaft („Kann ich dir kurz die detaillierte Vorgehensweise schildern?“)
• Erklären Sie bei allen Argumenten stets den Bezug zum Großen Ganzen, bzw. die Bedeutung für ein größeres Bild
• Wenn Sie hier die Aufmerksamkeit haben möchten, fragen Sie: „Darf ich gleich auf den Punkt kommen?“

Abschließend möchte ich Ihnen diese drei wichtigsten Punkte zusammenfassen:

• Jeder Mensch ist sowohl detail- als auch überblicksorientiert. Er lebt die Teile nur in unterschiedlichen Kontexten aus. Es gibt weder gut noch schlecht. Der Kontext und das jeweilige Ziel entscheidet, was gerade wirkungsvoll ist.
• Detailarbeit ist wichtig für Flow-Erleben. Überblicksarbeit dagegen brauchen Sie, um Prioritäten zu setzen und sich nicht zu überlasten.
• Der Detailtyp will Sie nicht langweilen. Es ist ihm wichtig, Sie mit allen (aus seiner Sicht) notwendigen Informationen zu versorgen. Der Überblickstyp ist nicht desinteressiert. Er nimmt die Details momentan nur einfach nicht wahr.

Wir erleben in unseren Führungskräftetrainings häufig „Aha-Erlebnisse“, wenn wir diese einfache Unterscheidung vermitteln. Sie haben nun das theoretische Wissen, um sie in der Praxis umzusetzen.

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